Merry Sarlita

Pengertian

Kata “Laporan” dibentuk dari kata dasar ‘Lapor” dan mendapat akhiran (sufiks) -an, yang dapat diberi arti sebagai segala sesuatu yang dilaporkan atau pemberitahuan tentang sesuatu.

Pengertian Laporan menurut The Oxford Englsih Dictionary dalam kusumah, dkk (2002 : 2.3) adalah :

a. Cerita yang dibawakan oleh seseorang kepada orang lain yang diteliti secara khusus.

b. Pernyataan formal hasil penelitian, tentang sesuatu hal yang memerlukan informasi yang pasti, dibuat oleh seseorang atau sebuah lembaga.

Siswanto (1982:62) memberikan batasan tentang laporan (report) yaitu sebagai informasi tertulis yang dimaksudkan sebagai pertanggungjawaban atas sesuatu penugasan. Laporan juga dapat sebagai sesuatu macam dokumen yang disampaikan atau menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran atau tindakan yang akan diambil (Keraf,1993:284).

Sejalan dengan pendapat Keraf, Parera (1987:56) mengemukakan laporan pada dasarnya suatu bentuk penyampaian dan perjanjian fakta-fakta dan pemikiran-pemikiran guna tindakan.

Dari beberapa pendapat pengertian laporan diatas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu bentuk penyampaian dan penyajian hasil kegiatan baik secara lisan atau dokumen berupa fakta-fakta yang dimanfaatkan guna mengambil sebuah keputusan atau tindak lanjut bagi seseorang atau lembaga atau instansi tertentu.

Dasar-dasar Mebuat Laporan

1. Clear

Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.

2. Mengenai sasaran permasalahannya

Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga hal dalam penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.

3. Lengkap (complete)

Kelengkapan tersebut menyangkut :

a. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya

b. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan

4. Tepat waktu dan cermat

Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.

5. Tetap (consistent)

Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.

6. Objective dan Factual

Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.

7. Harus ada proses timbal balik

a. Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca

b. Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan

Jenis-jenis Laporan

Jenis-jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan sifat dan kandungan laporan itu :

1. Laporan Lisan

a. Laporan Berita

b. Laporan Langsung

2. Laporan Tertulis

a. Laporan Tahunan

Ciri-cirinya :

- Disediakan oleh sebuah persatuan, organisasi, syarikat atau institusi.

- Dibuat setahun sekali.

- Disampaikan mengikut urutan tarikh.

Tujuan :

menyediakan perancangan yang lebih baik untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi pada masa akan datang

b. Laporan Khas

Tujuan :

Mendapatkan maklumat yang pantas, tepat dan jelas. Berguna kepada organisasi untuk masyarakat mendapatkan gambaran sebenar sesuatu peristiwa.

c. Laporan Presentasi

Ciri-cirinya :

- Mengandung penjelasan tentang tugas yang telah selesai dan kejayaan yang dicapai oleh sebuah syarikat atau organisasi.

d. Laporan Penilaian

Ciri-cirinya :

- Menyatakan mutu, nilai, keadaan atau sifat sesuatu yang menjadi fokus penilaian.

- Matlamat akhir laporan penilaian adalah memberi maklumat kepada puhak tertentu untuk membuat keputusan atau hanya sebagai makluman.

e. Laporan Sulit

Ciri-cirinya :

- Mengandung maklumat tentang latar belakang individu.

- Maklumat mestilah tepat.

- Membantu semua pihak membuat keputusan terhadap permohonan sesorang calon.

f. Laporan Kajian

Ciri-cirinya :

- Dilakukan oleh sesuatu jawatan kuasa atau lembaga yang dipertanggungjawabkan untuk mengaji sesuatu isu, kejadian, dasar dll.

- Hasil kajian didedahkan dalam bentuk laporan dan disampaikan kepada pihak tertentu untuk tindakan selanjutnya.

- Tidak bersifat fiksyen.

g. Laporan Lawatan

Ciri-cirinya :

- Dilaporkan mengikuti perkembangan peristiwa.

- Tepat dan mudah dipahami.

Tujuan :

Merakamkan peristiwa yang berlaku sepanjang lawatan itu berlangsung

h. Laporan Aktiviti

Ciri-cirinya :

- Ditulis mengikuti format tertentu.

- Disediakan oleh setiap perusahaan persatuan.

Tujuan :

Merakamkan atau memaklumkan sesuatu.

Fungsi Laporan

a. Merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan

b. Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi

c. Sebagai alat untuk membuat Budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan

d. Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan

Penulisan Laporan

Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :

1. Pendahuluan

Pada pendahuluan disebutkan tentang :

1) Latar belakang kegiatan.

2) Dasar hukum kegiatan.

3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.

4) Ruang lingkup isi laporan.

2. Isi Laporan

Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :

1) Jenis kegiatan.

2) Tempat dan waktu kegiatan.

3) Petugas kegiatan.

4) Persiapan dan rencana kegiatan.

5) Peserta kegiatan.

6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).

7) Kesulitan dan hambatan.

8) Hasil kegiatan.

9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3. Penutup

Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

Sumber :

http://www.definisionline.com/2010/08/pengertian-laporan.html

http://www.scribd.com/doc/37847396/Jenis-Jenis-Laporan

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab8_penulisan_laporan.pdf

http://islam-download.net/cara-mudah-cepat/cara-membuat-laporan.html